FAQ : Foire Aux Questions



Importation / exportation d'adresses (Cliquer pour réduire)
Comment importer une liste d’adresses mails ?

Principes & conditions


CyberMailing vous permet d'importer des listes collectées par la méthode de l'optin afin de vous permettre de communiquer légitimement avec ceux qui vous ont autorisé à le faire. Cette importation est soumise à des conditions d'acceptation.

Il peut s'agir soit :

- d'inscriptions réalisées sur un site internet, indiquant clairement l'objectif de cette inscription ainsi que le reponsable de la gestion de cette inscription.

- soit d'inscriptions hors ligne pouvant être soit des clients de votre entreprise soit des prospects de votre entreprise s'ils ont souscrit à une offre d'inscription par voie papier ou orale.

L'importation est uniquement rendue possible pour vous permettre d'initialiser vos listes en récupérant un maximum de vos acquis. Le mode d'insertion courrant est l'utilisation de formulaires sur votre site ou l'interface de CyberMailing pour ceux qui exercent hors ligne.

Par conséquent, une seule importation par liste est rendue possible.

Cette importation donne lieu à l'envoi d'un email de confirmation, cet email contient un lien que chaque destinataire doit cliquer pour pouvoir être définitivement inscrit dans votre auto-répondeur.

L'importation nécéssite une justification, sur l'historique des données importées et n'a lieu qu'après acceptation par les membres de notre équipe sur examen de ces justifications.

Les justifications à fournir portent sur :

- La provenance des adresses : comment, où, quand, et sur quel motif ont elle été collectées ?

- Le traitement qui a été fait de ces adresses (messages envoyés ou non, régulièrement ou non, traitement des retours ou non, traitement des désinscriptions ou non).

- L'objectif de cette liste

L'acceptation ou le refus de l'import de fonde sur :

La qualité des informations fournises : (précisions, possibilités de vérification, cohérences, compréhension des enjeux du marketing par email) en comparaison avec la taille de la liste.

Plus une liste est importante plus la qualité des justifications doit être élevée.

Les situations suivantes sont systématiquement refusées :

- Adresse postale : L'adresse postale n'est pas indiquée dans la configuration de liste.

- Adresse email sans domaine : l'adresse email de l'envoyeur configurée est une adresse email dont vous ne possédez pas le domaine (ex: @hotmail.fr).

- Champ SPF non configuré : Votre domaine n'indique pas que CyberMailing est légitime pour envoyer des emails en son nom voir configuration spf.

- Insuffisance : informations insuffisantes, manque de précision

- Provenance : liste achetée, louée ou aspirée

- Carnet d'adresse : liste de type carnet d'adresse, la présence d'un contact dans votre carnet d'adresse n'indique pas qu'il vous autorise à l'insérer dans une liste.

- Liste regroupée : listes de plusieurs sites, responsables ou motifs regroupées en une seule

- Promotion : le message de demande confirmation est transformé en pur message promotionel.

- Incohérence : l'objectif ou le responsable de la liste ne correspond pas à ceux indiqués lors de l'inscripion d'origine

- Routage générique : l'objectif de la liste est uniquement de créer un canal de routage marketing en relayant des offres promotionnelles extèrieures sans thématique précise ou sur une thématique trop large ou jugée trop sensible.

- Morale : l'objectif suivi est contraire aux bonne moeurs : racisme, discrimination, pornographie, appel à la haine.

Les situations suivantes sont systématiquement acceptées :

- Transfert de liste depuis un compte d'un autorépondeur approuvé : CyberMailing, Aweber, Getreponse. Pour que l'importation soit systématique, il faut nous fournir login, mot de passe et nom de liste correspondant pour nous permettre de vérifier.

Avertissement légal :

CyberMailing se réserve le droit de poursuivre tout individu ayant tenté de falsifier les informations demandées dans le but d'obtenir l'acceptation de l'importation, que cette importation soit acceptée ou non.


Mode d'emploi


===== Dans les grandes lignes ===============================


1. Vous faites une demande d'import (« Abonnés » >> « Importer » dans le menu) en précisant le plus clairement et le plus précisément possible la provenance (mode d'acquisition, motif, responsable, historique) du fichier que vous souhaitez importer.

2. Cette demande est étudiée par Cybermailing. Si les informations fournies concernant la provenance du fichier nous conviennent, nous validons l'import. Sinon, nous rejetons la demande en vous expliquant pourquoi. Si ce rejet est du à un manque d'informations sur le fichier, vous avez la possibilité de compléter ces informations et de renouveler votre demande.

3. Une fois l'import accepté, il est effectué dans l'heure.

4. A la fin de l'import, vous recevez un mail vous indiquant que l'import a été effectué ainsi que les erreurs rencontrées lors de cet import. La seule erreur qui peut empêcher l'import d'un abonné est si son adresse mail n'est pas indiquée où si elle n'a pas été trouvée à l'endroit où vous l'avez indiquée.

5. Pour chaque abonné présent dans le fichier, un mail de demande de validation d'import est envoyé. L'abonné a alors la possibilité d'accepter ou de refuser que son adresse soit importée.

Format du fichier à importer

Vous devez donc vous assurer que tous les abonnés que vous souhaitez importer dans votre liste soient dans le fichier indiqué.

D'autre part, vous devez vous assurer que l'organisation des données dans le fichier correspond bien à celle que vous indiquez dans la page de demande d'import.

Ce fichier doit être un fichier texte, c'est à dire qu'il doit être parfaitement lisible si vous l'ouvrez avec notepad (pas de document codé tel que Word ou Excel).

Il doit contenir les informations d'un abonné par ligne et chaque champ d'un abonné doit être séparé par un caractère de séparation (de votre choix).


===== Sur la page de création d'une nouvelle demande d'import ===============================

Vous indiquez les informations suivantes :

1. L'adresse email à laquelle sera envoyée le rapport d'import (c'est l'adresse email de l'expéditeur des mails de la liste qui est indiquée par défaut)

2. Le fichier contenant les abonnés à importer

3. Le caractère de séparation utilisé pour séparer les champs de vos abonnés dans ce fichier. Par défaut, le caractère de séparation est la virgule ( , )

4. La provenance (mode d'acquisition, motif, responsable, historique) de cette liste. Soyez le plus précis possible si vous souhaitez que votre fichier soit importé le plus rapidement possible.

5. Le sujet et le texte du message qui sera envoyé aux abonnés importés, si vous n'indiquez rien, le message par défaut leur sera envoyé.

6. La position de chaque champ (numéro des colonnes) dans votre fichier. Si un champ n'est pas présent dans le fichier, indiquez 0 comme position.


===== Exemple de fichier texte contenant les abonnés à importer ===============================

Si votre liste comporte par exemple 4 champs d'informations : Name, Email, Departement et Sexe.

Vous pourriez écrire chaque ligne de votre fichier texte de cette manière :

Bernard,[email protected],91,M
Maurice,[email protected],75,M
Florence,[email protected],13,F

et ainsi de suite...
Lors de l’import de nouveaux abonnés, ceux-ci reçoivent-ils les mails existants ?
Non, par mesure de sécurité, l’import des abonnés ne déclenche pas l’envoi des mails existants. Si vous souhaitez envoyer un mail aux abonnés importés, il vous faut créer ce mail APRES l’import.
Je ne veux pas vous envoyer un fichier à chaque fois que ma liste s’agrandit, comment puis-je faire ?
En effet, l’import des abonnés est à utiliser juste après la création d’une liste.

La mise à jour de la liste doit se faire par le biais du formulaire d’inscription.

Voir Inscriptions et désinscriptions
Dans mon fichier d’adresses à importer certains champs sont vides pour certains abonnés, est-ce que cela pose problème ?
Non, tant que ces champs sont séparés par le caractère de séparation (la virgule par défaut). Dans l'exemple de fichier présenté ci-dessus, nous pouvons avoir :

Name,Email,Prenom,Sexe
ORTHEAU,[email protected],,M

Le prénom sera alors vide pour cet abonné. Seul le champ Email est obligatoire.
Je vous ai envoyé un fichier à importer contenant 80000 abonnés et dans ma liste il n’y a que 50000 abonnés, est-ce normal ?
Il se peut que votre fichier contienne des adresses dupliquées (plusieurs fois la même adresse). Dans ce cas là, seul le premier enregistrement contenant une adresse dupliquée est pris en compte et importé dans votre liste, les autres sont ignorés.
Quand j'essaie d'exporter ma liste de cybermailing, il exporte ma liste en .dat. J'aimerais savoir avec quelle application je peux lire ce fichier ?
Ce fichier est un simple fichier au format texte et peut donc être lu par n’importe quel logiciel.

L’extension ‘.dat’ a été choisie pour éviter que la structure des fichiers d’export ne soit modifiée accidentellement, rendant ces fichiers inutilisables.

En effet, certains logiciels peuvent modifier la structure du fichier lorsqu’ils le sauvegardent.

La manière la plus simple d'ouvrir ce type de fichier est d'utiliser Notepad (ou équivalent, ex: Textpad) puis de sélectionner le fichier en passant par la barre de menu : >> fichier >> ouvrir
Quelle est la différence entre export et transfert d’abonnés ?
L’export d’abonnés permet de créer un fichier texte contenant une copie des abonnés d’une liste. Ce fichier peut alors être utilisé pour mettre à jour une base de données, un autre logiciel ou constituer une sauvegarde.

Le transfert d’abonnés permet de copier ou de transférer des abonnés d’une liste à l’autre.
Je viens d’envoyer mon premier mail à une liste importée depuis mon ancien système de mailing list et j’ai plus de 30% d’annulation, pourquoi ?
Certains systèmes de mailing list ne traitent pas les adresses invalides et les conservent alors dans leur fichier.
Lors des transferts d’abonnés, est-ce que la date d’inscription reste la même ou est-ce que la date du transfert devient leur nouvelle date d’inscription ?
Si vous transférez des abonnés d’une liste à l’autre, ces abonnés conservent la même date d’inscription.

Si vous copiez des abonnés d’une liste à l’autre (vous avez coché la case à cocher « Avec Copie »), les abonnés de la liste source conservent la même date d’inscription par contre les abonnés copiés dans la liste destination ont la date de la copie comme date d’inscription.
Est-ce que si je transfère mes abonnés d’une liste à l’autre, ils vont recevoir les messages déjà définis dans la liste destination ?
Non, par sécurité, les abonnés transférés (ou copiés) ne reçoivent pas les messages déjà définis dans la liste destination.
Quand je transfère des abonnés d’une liste vers l’autre, je perds certains champs personnalisés, pourquoi ?
Lors des transferts (ou des copies), Cybermailing tente de retrouver dans la liste destination les mêmes champs que ceux définis dans la liste source. Il est possible que ces champs portent des noms légèrement différents et sont donc alors ignorés.